Информация

Если у вас собственная торговая точка, первым делом вы захотите нанять персонал для отпуска товаров и работы на кассе. Оформление продавца ИП немного отличается от оформления других сотрудников. В этой статье мы расскажем, как индивидуальному предпринимателю оформить продавца правильно, чтобы не нарушить закон и не получить штраф.

ПОРЯДОК ПРИЕМА НА РАБОТУ

Шаг 1. Прием документов от работника

В первый день работы сотрудник приносит свою часть документов:

• паспорт;
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа с цифровой подписью или в бумажной форме с надлежащим заверением (например, подписью и печатью бывшего работодателя);
• документ, удостоверяющий регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования в форме СНИЛС или АДИ-РЕГ;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании: диплом или аттестат;
• медицинскую книжку.

Сделайте копии документов и верните оригиналы работнику, кроме трудовой и медицинской книжки — их вы оставляете себе. Все копии храните в личном деле работника, а оригиналы документов в сейфе.

Если у работника нет действующей медицинской книжки, попросите его оформить и принести. В отсутствие действующей медицинской книжки заключать трудовой договор в сфере торговли запрещено.

Попросите работника написать письменное заявление об учете его трудовой деятельности и стажа в электронной форме: в этом случае вам не придется держать у себя его трудовую книжку и делать в ней записи. Если работник отказывается от электронного учета, тогда его трудовую книжку вы оставляете себе и в дальнейшем храните и ведете ее по всем правилам кадрового документооборота.

Если для работника это первые трудовые отношения, то свидетельство о регистрации в системе обязательного пенсионного страхования по форме АДИ-РЕГ и трудовую книжку предоставляете работнику вы.

Свидетельство о регистрации в ПФР у работника может уже быть, поскольку сейчас его выдают не только гражданам, впервые вступившим в трудовые отношении, но и детям по запросу родителей. Раньше свидетельство выдавали в виде зеленой карточки СНИЛС. Эти карточки по-прежнему действуют, но ПФР их больше не выпускает. Их заменили электронные свидетельства с доступом через личный кабинет на сайте ПФР. Но вам как работодателю нужно получить от работника бумажный документ о наличии у него этого свидетельства — форму АДИ-РЕГ. Таким образом, если у вашего работника нет ни СНИЛС, ни АДИ-РЕГ, вы регистрируете его в системе ПФР и получаете для него АДИ-РЕГ самостоятельно по его письменному заявлению.

Трудовую книжку на работника, впервые вступающего в трудовые отношения, необходимо завести в течение 5 рабочих дней с начала выполнения им трудовых обязанностей. Но сперва вам необходимо в письменном виде уведомить работника о том, что трудовую книжку можно заменить на электронный формат учета. Самый лучший вариант — уведомить работника о возможности отказаться от трудовой книжки сразу при приеме и устно попросить его сделать выбор в течение недели. Если он выберет электронный формат и успеет в отведенный срок подать заявление о согласии на такой вид учета его трудовой деятельности, то трудовую книжку вам заводить, хранить и вести не придется. Если сотрудник не подаст никакого заявления или сознательно выберет вариант с трудовой книжкой, то вам придется ее завести. Для этого вам нужно купить бланк трудовой книжки (желательно напрямую у Гознака) и в присутствии работника заполнить первую страницу.

Шаг 2. Ознакомление работника с внутренними правилами и заключение трудового договора

До начала трудовой деятельности ознакомьте работника с внутренними правилами вашего торгового предприятия: должностной инструкцией продавца, положением об охране труда, правилами внутреннего трудового распорядка и другими. Сразу после или в течение трех дней со дня допущения работника к трудовой деятельности заключите с ним трудовой договор.. Главное, чтобы в нем содержались:

• ФИО работника и работодателя;
• Реквизиты организации;
• Паспортные данные работника;
• График работы;
• Информация о заработной плате и премиях;
• Трудовые обязанности;
• Дата и подпись.

Распечатайте два экземпляра договора, подпишите их со своей стороны и дайте расписаться работнику. Не забудьте, что на вашем экземпляре работник должен поставить дополнительную подпись о том, что он получил свой экземпляр договора.

Шаг 3. Регистрация в ПФР и ФСС в качестве работодателя

Этот шаг только для тех, кто впервые нанимает сотрудника. При последующих наймах этого делать не нужно. Чтобы зарегистрироваться в качестве работодателя:

1. В течение 10 дней после заключения трудового договора с продавцом отправьте в ФСС документы:

• заявление о регистрации в ФСС как работодателя,
• копию свидетельства о постановке физического лица (индивидуального предпринимателя) на учет в налоговом органе,
• копию свидетельства о регистрации в качестве ИП,
• копию вашего паспорта,
• копию трудовой книжки работника (если есть),
• справка об открытии расчетного счета (если он у вас уже открыт).

2. В течение 30 дней после заключения трудового договора с продавцом отправьте в ПФР документы:

• заявление о регистрации в ПФР как работодателя,
• копия свидетельства о регистрации в качестве ИП,
• копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе,
• копия вашего паспорта,
• копия трудового договора.

Штрафы за просрочку регистрации:

• в ФСС — от 20 000 рублей;
• в ПФР — 5000 рублей при просрочке до 90 дней и 10 000 рублей при просрочке свыше 90 дней.

Шаг 4. Издание приказа

Оформите приказ о приеме на работу по форме Т-1. Проследите, чтобы дата приказа не была раньше даты оформления трудового договора, поскольку по законодательству договор является основанием для издания приказа, а не наоборот. В течение трех дней с начала работы сотрудника ознакомьте его с приказом под роспись в журнале ознакомления работников с локально-нормативными актами.

Шаг 5. Заполнение личной карточки Т-2

Личная карточка — это основной учетный документ в кадровом деле. При проверках трудовой инспекции ее попросят показать первым делом. Она содержит полный минимальный набор сведений о работнике: опыт, стаж, образование, квалификацию, сведения о военной обязанности, семейное положение и т.п. Первые два листа карточки вы заполняете в присутствии работника, когда принимаете у него документы (шаг 1). А на этом этапе карточку нужно дозаполнить и прописать номер приказа.

Вы можете использовать унифицированную форму карточки Госкомстата или придумать свою — главное, чтобы вся необходимая информация была отражена. Храните карточку вместе с копиями всех документов в личном деле работника.

Шаг 6. Подача сведений в ПФР

Если работник выбрал учет трудовой деятельности по трудовой книжке, то по истечении пяти дней после подписания договора вам нужно внести в нее запись о приеме на работу. Раньше этого срока не вносите: если сотрудник решит не продолжать работу, а запись в трудовой книжке появится, это чревато для вас штрафом.

В любом случае — выбрал сотрудник электронный учет трудовой деятельности или нет — вам необходимо проинформировать ПФР о произошедших у вас кадровых изменениях. С 2021 года о приеме и увольнении нужно будет информировать уже на следующий рабочий день после выхода соответствующего приказа. Сейчас о приеме, увольнении и других кадровых изменениях по каждому работнику нужно информировать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным (если 15 число приходится на выходной или праздник, то — не позднее первого рабочего дня после 15 числа). Например, вы приняли на работу сотрудника 10 июня 2020 года, а 19 июня 2020 года уволили. Подать сведения об этих кадровых изменениях вы можете в любой рабочий день с 1 по 15 июля 2020 года.

Отправляются эти сведения через личный кабинет работодателя на портале ПФР или с помощью интегрированных с ним учетных систем вашего предприятия: в этом случае понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. Если у вас меньше 25 сотрудников, то отправить сведения можно и в бумажном виде.

Вы подаете сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД, в которой нужно отразить информацию:

• о работнике,
• месте его работы,
• его трудовой функции,
• переводах работника на другую постоянную работу,
• об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.

ДОГОВОР О ПОЛНОЙ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ПРОДАВЦА

Продавцы работают с товарными и денежными ценностями, поэтому с ними можно заключать договоры об индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Заключать такой договор вы не обязаны, но лучше это сделать, поскольку с его помощью вы обезопасите себя на случай обнаружения недостачи в кассе, причинения работниками ущерба вашему имуществу и разглашения сведений, составляющих корпоративную тайну. Подписать с работником договор о материальной ответственности можно в любой момент: до, во время или после подписания трудового договора.

Если договор о материальной ответственности не заключить, то в случае нанесения ущерба вашему имуществу по вине продавца, он будет нести ограниченную материальную ответственность, которая не может превышать его средний месячный заработок (статья 241 ТК РФ). А если договор заключен, то сотрудник будет обязан возместить ущерб целиком (статьи 242 и 243 ТК РФ).

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОДАВЦА НА ИСПЫТАТЕЛЬНЫЙ СРОК

Условия испытательного срока прописываются в самом трудовом договоре. По законодательству, он не может превышать трех месяцев, а если трудовой договор заключен на срок от 2 до 6 месяцев, то испытательный срок не может превышать двух недель. В это время у работника те же права и обязанности, что и после испытательного срока, за исключением условий расторжения трудового договора: вместо максимальных 2 недель на отработку можно ограничиться 3 днями.

Не для всех работников можно устанавливать испытательный срок. Запрещено его использовать в отношении:

• беременных женщин и женщин с детьми в возрасте до полутора лет;
• работников до восемнадцати лет;
• работников, которые получили среднее профессиональное или высшее образование по имеющим государственную аккредитацию образовательным программам и впервые поступают на работу по полученной специальности в течение одного года со дня получения профессионального образования соответствующего уровня;
• работников, которых вы пригласили на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию с ним;
• работников, заключающих трудовой договор на срок до двух месяцев.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОДАВЦА ПО ДОГОВОРУ ПОДРЯДА

В большинстве случаев это незаконно. Договор подряда описывает гражданско-правовые отношения между заказчиком и исполнителем. От исполнителя заказчик может потребовать только предоставления результата работы к заранее оговоренному сроку, но не присутствия работника в магазине в определенные часы, выполнения им трудового распорядка дня, соблюдения стандартов обслуживания покупателей и всего, что относится к условиям и способу выполнения работы.

Деятельность продавца подпадает под требования Трудового кодекса России. Нельзя заключать гражданско-правовые договоры, если по факту они подпадают под трудовые отношения. За это предусмотрена такая же ответственность, как если бы вы не оформили продавца вовсе.

Какие штрафы для ИП, если продавец не оформлен:

• за уклонение от оформления трудового договора — от 5 000 до 10 000 рублей;
• за повторное обнаружение нарушения — от 30 000 до 40 000 рублей

ПРОВЕРЯЕМ ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ ВАМ ПОНАДОБЯТСЯ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ СОТРУДНИКА

Работник должен предоставить вам:

• паспорт;
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности: в виде электронного документа, заверенного электронной цифровой подписью, или в виде бумажного документа, заверенного предыдущим работодателем или ПФР;
• СНИЛС или АДИ-РЕГ;
• для военнообязанных — документы воинского учета: приписное свидетельство или военный билет;
• медицинскую книжку.

Вы должны подготовить:

• трудовой договор в двух экземплярах;
• договор о полной материальной ответственности работника;
• должностную инструкцию продавца;
• положение об охране труда и пожарной безопасности;
• правила внутреннего трудового распорядка.

Вы должны сформировать в процессе найма:

• личную карточку Т-2;
• приказ о приеме на работу.

В случае первого найма вы должны подготовить документы для регистрации в качестве работодателя в Фонде социального страхования (ФСС) и Пенсионном фонде России (ПФР):

• заявление о регистрации в ФСС как работодателя,
• заявление о регистрации в ПФР как работодателя,
• копию свидетельства о постановке физического лица (индивидуального предпринимателя) на учет в налоговом органе,
• копию свидетельства о регистрации в качестве ИП,
• копию вашего паспорта,
• копию трудовой книжки работника (если есть),
• справка об открытии расчетного счета (если он у вас уже открыт).